سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی در کسب و کار

سلام و درود
یکی از مهم ترین دغدغه های مدیرتکتاز در مورد کسب و کارها،
عدم آگاهی اغلب کارآفرینان از سیستم سازی در کسب و کار است.
از این رو در این مقاله کوشیده ایم تا مفهوم سیستم سازی در کسب و کار را کمی شرح دهیم.

این مقاله مناسب افرادی می باشد که کسب و کاری را اداره می کنند
و مدتی از شروع فعالیتشان گذشته است. اگر جزو افرادی هستید که هنوز
کسب و کار خود را شروع نکرده اید به شما پیشنهاد می کنیم
که قبل از مطالعه این مطلب به مقاله صفر تا صد کارآفرینی مراجعه نمایید.

داستان من در مورد سیستم سازی در کسب و کار

اولین تجربه شغلی من در زندگی ام، شروع به کار در یک آموزشگاه زبان بود.
در آن زمان هیچ ایده ای از بازار کار، مدیریت و تجارت نداشتم و به جز تحصیل هیچ کاری انجام نداده بودم.

بعدها وقتی چندسالی از آن روزها گذشت و تجربه بیشتری در بازار کار کسب کردم،
متوجه شدم که هیچ کدام از صاحبان کسب و کاری که دیده ام، شبیه مدیر آن آموزشگاه نبودند.

کاملا به خاطر دارم که مدیر آن آموزشگاه، هفته ای یکبار یه آموزشگاه سر می زد و ظرف نیم ساعت،
کاملا در جریان وقایع هفته گذشته قرار می گرفت،
حساب ها را چک می کرد و می رفت. بعدها حتی به مدت یک سال
هیچ گونه حضوری در آموزشگاه نداشت و باز هم همه چیز به صورت منظم پیش می رفت.

ولی مدیران دیگری که دیده بودم، بزرگ ترین ترس زندگی اشان این بود
که لحظه ای در محل کار خود حضور نداشته باشند. آن ها می دانستند که
لحظه ای غفلت کافیست تا مشکلی برای کسب و کارشان پیش بیاید.

به تدریج این تفاوت ها برایم جالب شد و در همین زمان بود که با مفهومی آشنا شدم که بسیار برایم جذاب بود و تازه متوجه شدم که چرا بعضی از کسب و کارها بسیار رشد می کنند و برخی دیگر درجا می زنند.

سیستم سازی در کسب و کار چیست؟

قبل از این که به تعاریف علمی بپردازیم، اجازه بدهید به تفاوت های یک کارآفرین سیستم ساز و یک کارآفرین معمولی اشاره کنیم.

کارآفرین معمولی

کارآفرینی که همیشه وقت کم دارد. به ملاقات ها و مناسبت های خانوادگی و دوستانه نمی رسد زیرا کار دارد
آخر هفته ها هم تا دیر وقت مشغول کار است زیرا کار دارد
و در کل همیشه با انبوهی از کارهای انجام نشده مواجه است.

بعضی اوقات ممکن است به شدت از حجم کارها کلافه شود و در نتیجه بازدهی اش افت کند. نمی تواند برای خودش تعطیلاتی داشته باشد و اگر بنا به ضرورت یک روز در محل کارش نباشد، تماس های زیادی با او گرفته می شود.

از طرف دیگر وقتی به محل کارش می آید، مانند قهرمانیست که وارد جمعی می شود و همه به دورش جمع می شوند تا قهرمان کسب و کار، جواب سوالاتشان را بدهد. از طرفی هم این ماجرا حس خوبی دارد که همیشه برای همه سوالاتی جوابی در آستین دارد.

برخی اوقات هم این کارآفرین داستانمان، به شدت به یکی یا بعضی از کارمندانش وابسته است و فکر نبودن آن ها تمام بدنش را می لرزاند.

کارآفرین سیستم ساز

و اما کارآفرین سیستم ساز ما، زندگی اش طوری است که کسی باورش نمی شود که او صاحب کسب و کاری باشد. راستش را بخواهید، بود و نبود خودش یا هیچ کدام از کارمندانش برای کسب و کارش تغییری به وجود نمی آورد.

وقتی وارد محل کارش می شود، کسی با او کاری ندارد و وقتی هم نیست، کسی با او تماسی نمی گیرد. کارها به صورت منظم انجام می شوند و او هم فرصت خوبی دارد تا به راهکارهایی برای رشد و توسعه و کسب و کارش بپردازد.

 

و اما تفاوت آن ها

تفاوت این دو کارآفرین در این است که در مورد اولی، افراد هستند که کار را پیش می برند. از این رو وابستگی به اشخاص در کسب و کار موج می زند. ولی در مورد دومی، سیستم است که کار را پیش می برد و وابستگی به اشخاص وجود ندارد.

 

سیستم سازی عبارت است از تمام فعالیت هایی که منجر به ایجاد سیستمی می شود که مواردی به عنوان ورودی دارد و مواردی به عنوان خروجی. کارآفرین سیستم ساز، همواره تلاش می کند تا سیستم بهتری داشته باشد و با توجه به دیدگاه سیستمی خودش، سعی می کند مشکلات را به موقع شناسایی و راهکار آن ها را به صورت سیستمی در کسب و کارش بگنجاند.

و اما مراحل سیستم سازی در کسب و کار

سیستم سازی فرآیند زمان بری است و نسبت به اندازه کسب و کارتان ممکن است حتی تا یک سال هم طول بکشد. ممکن است مجبور باشید ساعت های غیر کاری اتان را به کار اختصاص دهید یا حتی مدتی کسب و کار خود را تعطیل کنید. ولی در نهایت شما کسب و کاری خواهید داشت که به شما و حضور شما و هیچ شخص دیگری وابسته نیست.

برای شروع سیستم سازی باید مطالعات بسیار انجام دهید یا در دوره های آموزشی شرکت کنید و یا از افرادی که متخصص سیستم سازی هستند، دعوت کنید تا این کار را برایتان انجام دهند.

اگر بخواهید خودتان این کار را انجام دهید، مراحل زیر را در نظر داشته باشید:

به دنبال چرایی باشید

جمله ای از گوته است که بسیار دلنشین است

کسی که چرایی زندگی را یافته است با هر چگونگی خواهد ساخت

در هر کاری این جمله صادق است، یعنی اگر برای انجام کاری چرایی داشته باشید، دیگر درگیر چگونگی ها نخواهید بود. پس سعی کنید که قبل از شروع عر کاری به دنبال دلیلی مشخص و واضح برای انجام آن کار باشید.

اهداف و چشم اندازهای کسب وکارتان

زمانی را در نظر بگیرید و به این فکر کنید که هدف و چشم انداز کسب و کارتان چیست و قرار است در چه جایگاهی باشد. به چه چیزهایی اهمیت می دهد و به چه مواردی اهمیت نمی دهد.

برای این که کمی بیشتر با این موضوع آشنا شوید، مطالعه مقاله زیر را به شما پیشنهاد می کنم:

افزایش بهره وری کارمندان

شناسایی تمام کارهایی که در کسب و کارتان در حال انجام است

دقت کنید در این مرحله کاری به چیزی که بهتر است انجام شود، نداریم. بلکه همان کاری که در حال حاضر در حال انجام شدن است را مکتوب می کنیم.برای مثال ممکن است مراحل ثبت و ارسال یک سفارش در کسب و کار شما اینطور باشد:

  • مشتری تماس می گیرد
  • منشی جواب تلفن را می دهد
  • مشاوره را انجام می دهد
  • مشتری سفارش می دهد
  • پیش فاکتور آماده می شود
  • پیش فاکتور برای مشتری ارسال یا قرائت می شود
  • مبلغ پیش فاکتور از مشتری دریافت می شود
  • سفارش مشتری به انبار اعلام می شود
  • محصولات مشتری آماده و بسته بندی می شود
  • در کنار سفارش های دیگر، فردا تحویل پست می شود

در تمام بخش های کسب و کارتان، تمامی کارهایی که در حال انجام شدن است را یادداشت می کنید.

تقسیم بندی کارها

خب از بین تمام این کارها، انجام دادن کدامشان به عهده شماست؟

تمام کارهایی که به عهده شما است را لیست کنید.

هر کاری یک دوره تناوب دارد یعنی مثلا مرتبا و هر ساعت در حال انجام است یا ممکن است روزی یکبار باشد و یا ماهی و سالی یکبار. سعی کنید کارهایی که زود به زود باید انجام شوند را به عهده کارمندان بگذارید. یعنی طوری باشد که اگر سه روز هم نیامدید، مشکلی پیش نیاید.

خب برویم سراغ کارمندان، سعی کنید یک به یک با آن ها جلسه بگذارید و از آن ها بپرسید در کسب و کار شما در حال انجام چه کارهایی هستند.

و بعد از آن ها بپرسید که عاشق انجام دادن کدام یک از آن کارها هستند. و در نهایت هر کارمندی یک سری از کارها را به عهده می گیرد.

دقت کنید نتایج را به کارمندان واگذار کنید وخیلی راجع به نحوه انجام کاری به آن ها راهکار ندهید.

در آخر بعضی از کارها روی زمین می ماند، یعنی کسی آن ها را به عهده نگرفته است. می توانید آن ها را نیز به کارمندان تقسیم کنید و کار تا اینجا به اتمام می رسد.

سخن آخر

سیستم سازی در کسب و کار، کاری حرفه ای است و نیاز به دانش و مهارت دارد، پس سعی کنید مطالعات کافی داشته باشید. ولی همیشه این را بدانید که بدون سیستم سازی از حدی بیشتر نمی توانید رشد کنید.

 

 

در آخر امیدواریم از خواندن این مطلب لذت برده باشید و برایتان مفید بوده باشد.
اگر علاقه مند به دریافت مطالب بیش تر در حوزه کسب و کار
می باشید در خبرنامه ما عضو شوید.

قدردان همراهی شما هستیم. با امتیاز دهی به این مطلب و بیان نظراتتان،
ما را در بهبود مطالبمان همراهی کنید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *